「緊急性の低い重要業務」はいつ行なうのか－業務選択に関わる好ましい意思決定－

企業経営の現場では、当然「緊急度」の低い業務よりも「緊急度」の高い業務のほうが、優先実施される。

しかし、「緊急度」の低い業務の中には「営業方針の見直し」、「商品・サービスの高付加価値化」、「人材教育の強化」、「組織風土の改善」など、企業経営上では「重要度が極めて高い業務」が含まれている場合もある。このような「重要度」の高い業務を、「緊急度」が低いという理由で後回しにした場合、企業の持続的成長は困難になりがちであり、大きな経営トラブルに陥る可能性もあるだろう。

「緊急度は低く、重要度は高い業務」、つまり「緊急性の“低い”重要業務」は、今すぐに取り組まなくても、経営上、すぐに大きな問題が起こるわけではないと考えられやすい。また、仮にすぐ取り組んだとしても、その効果が目に見えて現れるには相応の時間がかかるものである。

そのため前述のA社のように、売上の大幅減少などの憂き目にあってしまった場合には、当面の売上を増やすという「緊急度、重要度がともに高い業務」、つまり「緊急性の“高い”重要業務」に組織内の全リソースを注ぎ込みがちである。その結果、「緊急性の“低い”重要業務」である営業方針の見直しには、なかなか取り組むことができないという状態に陥ってしまうのだ。

企業が持続的成長を実現し、また大きな経営トラブルを回避するためには、いかにして「緊急性の“低い”重要業務」に時間を割くかが重要なポイントとなってくる。

ところが、このような説明をすると「緊急性の“高い”重要業務」に忙殺され、「緊急性の“低い”重要業務」に十分な時間を取ることができないという声を聞くことも多い。

その状態になってしまった皆さんに、ぜひ知っていただきたいことがある。それは、「緊急性の“低い”重要業務」に取り組めば取り組むほど、「緊急性の“高い”重要業務」は発生しづらくなるという事実である。

例えば、前述のA社のケースでは「競合他社に大口顧客を奪われてしまったため、同社には当面の売上を増やす」という「緊急性の“高い”重要業務」が発生した。だが、仮に同社が、顧客の付加価値を高められるように営業方針を見直すという「緊急性の“低い”重要業務」に以前から取り組んでいれば、そもそも競合他社に大口顧客を奪われる事態には陥っていなかったかもしれない。そうすれば、当面の売上を増やすという「緊急性の“高い”重要業務」は、発生することがなかったわけだ。

これが「緊急性の“低い”重要業務」に注力するほど「緊急性の“高い”重要業務」が発生しづらくなる仕組みの一例である。もちろん、「緊急性の“低い”重要業務」に取り組んだ効果が発現するには、相応の時間がかかってしまうものだ。しかし、「緊急性の“高い”重要業務」が発生しづらくなった結果、より一層「緊急性の“低い”重要業務」に充てられる時間が増えることになるだろう。つまり、限られた時間をより効果的に活用できるという“時間管理の好循環”を生み出すことが可能になるのだ。

現在、リーダーの立場にある皆さんは、今一度自身が率いる組織で「緊急性の“低い”重要業務」にどの程度取り組めているか、改めて整理してみてはいかがだろうか。



大須賀信敬
コンサルティングハウス プライオ　代表
組織人事コンサルタント・中小企業診断士・特定社会保険労務士
https://www.ch-plyo.net