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会議の時間を有効活用する、“人財育成”

第10回  「実行力が高まる」会議

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【事例After】
「新しい小冊子の案が無事まとまりました。小冊子作成の責任担当は岸リーダーのチームということですが、他のチームのみなさんも岸チームに協力して、デザインなど作成依頼があれば対応してください。太田さんは、進捗管理をお願いいたします」
 進行係の飯沼が言った。
「はい、その進捗管理というのは、具体的にどのようにすればいいでしょう?」と、進捗管理を任命された太田が尋ねた。
「どのページをいつまでに進めるか、表を作成して、それに沿って進めていってください。進捗遅延の対策会議は予備として2週間後18日10時からです。しかし、進捗の遅れがないように、みなさん、よろしいですね?」
岸がそう言うと、参加者はみんな頷いた。
「では、小野さん、議事録作成は共有フォルダへ今から2時間以内の16時までにお願いします。これで会議を終了いたします」
 議事録作成を任命された小野は、デジカメでホワイトボードを撮影し始めた。
 議事録は、その日の16時までに共有フォルダに入れられ、参加者全員が閲覧できた。 
 そして、進捗管理表も作成され、新しい小冊子の作成は忘れ去られることなく実行されていったのであった。

次回は、「対人応対力を向上させる」会議(前編) です。お楽しみに!

POINT
・議事録はデジカメで撮影し、対象者がすぐに見られるようにしよう
・進捗管理の方法や進捗が遅れた場合の対策についても会議内で決めておこう
・欠席者への対応も怠らず、欠席者を出さない工夫をしよう

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プロフィール

株式会社CHEERFUL 代表取締役 沖本 るり子 氏

株式会社CHEERFUL 代表取締役 沖本 るり子 氏

「5分会議」を活用した人財育成家
「だらだら、イライラ、まとまらない」対立会議を2500時間の体験から、話の聴き方・まとめ方等が身につく人財育成ができる「5分会議」のツールを開発。
ちょっとした工夫で「できない」を「できる」に!「クセ」を「コツ」に!強み弱みではなく個性を活かす人と組織の成長を促すコンサルタントとして活動。「5分会議」はヤフーニュースでも掲載された。
著書:『出るのが楽しくなる会議の鉄則』(マガジンハウス)
『相手が”期待以上”に動いてくれる!リーダーのコミュニケーションの教科書』(同文舘出版)他
ホームページ:株式会社CHEERFUL

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