第10回  「実行力が高まる」会議

　会議でいい感じで話がまとまると、それだけで満足してしまう人は案外多いようです。しかし、会議は新しいプロジェクトの始動や、日常業務の問題解決のためにするもので、会議をすること自体が目的ではないはずです。会議がいくらいい感じでまとまっても、会議でまとまったこと（＝会議の目的）が実行されなければ、意味がありません。
　会議の目的を実行させるには、会議終了後のことも考えておくことが、とても重要です。

　事例では、議事録がみんなに手渡されたのは、会議から数日後でした。
　これでは会議の記憶は薄れてしまいます。参加者の熱意やヤル気を保つためにも、議事録はすぐに見られるようにしておかなければいけません。議事録を素早く全員が見られるようにするためには、ある道具を活用します。
　それは『デジカメ』です。会議中に出た意見を書いたメモは、すべてデジカメで撮影しておきます。そして、そのデータを時系列で共有フォルダに保存し、対象者に伝えるのです。すると、いちいち手間をかけて議事録を作成する必要もありませんし、すぐに誰でも閲覧ができます。手間をかける分、時間が無駄というだけではなく、議事録を作成する人の思いや考えに沿って書きまとめられる傾向もあります。
　また、やむをえず会議を欠席した人にも、「どういう経緯で話し合われたのか？」も含めて理解してもらうことができます。
　欠席者への対応も大切です。欠席者には議事録を渡すだけでは、解釈がズレたり勘違いして伝わってしまう可能性もあります。そこで、議事録係は欠席者に会議の内容を説明するようにします。そして、説明された欠席者は、進行係に会議の内容を説明します。こうすると欠席者にも解釈がズレることなく伝わります。また、こうして手間暇かけることで、欠席者に「いろんな人に迷惑がかかるから、次からは仕事上緊急性のない用事でないかぎり、会議は欠席しないようにしよう」という意識を持ってもらうことができます。

　会議の目的を達成させるには、会議終了後、『決定事項の進捗管理』が必要になります。「誰が進捗管理をするのか？」「どのような方法で進捗管理をするのか？」も会議中にしっかり決めておきましょう。また、「進捗が遅れないようにするための対策」も考えておきます。
　進捗報告会を事前に設定しておくのもアリですが、その場合はただの報告会にするのではなく、『進捗が遅れている場合の策』を考える会議にしましょう。ただの報告会なら、わざわざ全員を集めて会議をする必要はありません。メール報告などでも事足ります。