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会議の時間を有効活用する、“人財育成”

第9回  「時間管理能力を高める」会議

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会議は時間内に終わらせるのが基本

 会議になると、必ずと言っていいほど時間が不足してしまう……という経験をされている方は多いのでは? 会議は、時間通り始まり、時間通り終わるのが基本です。延長などあってはいけません。他の業務に支障がでます。しかも、会議が長引けば長引くほど参加者のモチベーションは下がり、普段の業務が気になって集中力も削がれます。そもそも、人間の集中力は長い時間もちません。長引けば長引くほど、会議はどんどん非効率なものになっていくのです。

発言には制限時間を決めて、厳守する

 会議を無駄に延長したり長引かせないためには、会議の時間の使い方を意識させる工夫が必要です。たとえば、会議を「アイデア出しの会議」「アイデアのメリットを出す会議」「アイデアのデメリットを出す会議」「デメリットの策を出す会議」「決定事項をまとめる会議」など、会議内で細かく視点に分けて区切ります。そしてそれぞれ時間を分刻みで設定し、厳守します。
 また、発言時間まで細かく区切り、設定します。一人30秒以内など、秒単位で区切ります。時間が来たら誰でもすぐ分かるように、時計係はキッチンタイマーを用意し、セットします。
 こうして時間を細かく区切ることで、スピーディーにたくさんの意見を吸い上げることができますし、会議によくありがちな話の脱線も防ぐこともできます。何より、時間に対する感覚が驚くほど磨かれ時間を意識するクセがつきます。そのため、普段の業務でも、納期や期限を意識して取り組めるようになります。

休憩時間も工夫ができる

 会議中の休憩時間も、時間を意識させるよう工夫します。休憩時間を5分や10分とキリのいい数字で設定せず、あえて「6分」や「11分」と中途半端にします。中途半端な数字の方が頭に残り、慣れていない数字のためさらに時間を意識するからです。
 このように、参加者に時間を意識するようにさせ、常日ごろから何事にも時間を管理させていくのです。

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