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会議の時間を有効活用する、“人財育成”

第2回  「参加意識を向上させる」会議

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【事例】
 ある水曜日の午後一からの会議。新卒の浜田は、会議室に会議開始5分前に到着した。まだ誰も来ておらず、1番乗りだ。浜田にとって、初めての会議だった。
 しばらくその場で待機するが、会議開始の13時になっても誰も来ない。「あれ?会議の日程間違ったかな?」とスケジュール表を確認するが、合っている。そこに浅丘課長が来て、「浜田さん、意欲いっぱいだね~!」と声をかけた。「あ、はい!」と返事はしたものの、浜田は参加意欲など全くなかった。ただ「会議があるから集まるように」と言われたから、来ただけだ。そこに「何の話合いするんだろうかね~。まぁ、なんでもいいけど……私には関係ないし……」と独り言をいいながら入ってきたのが、吉川だった。続けてぞろぞろと参加メンバーがやってきて、浜田がふと時計に目をやると会議開始の時間は7分を過ぎていた。
 この会社では、会議の開始時間が5分から10分遅れるのは、毎回のことだった。

 全員が揃ったところで、会議の発案者でこの部のトップである岡上部長が話し始めた。
「忙しいところに、悪いね~。今日集まってもらったのは、営業部へのサポートのこと。社長から、売上げが下がってるから、内勤も営業部のサポートをしろということで、話があってね。それで、どんなことができるかみんなで話し合いたいんだ」
 すでに会議室の置時計は13時12分を指していた。
「え?すでに、営業部の各自が作成している伝票をチェックして手伝ってますよ。まだ他に……ですか?」と浅丘課長が、怪訝そうな顔つきで言った。
 浅丘課長の言葉に、岡上部長は大きく頷き、こう答えた。
「だよね~!私も藤田社長に、そう言ったんだけどね。だけど、それ以外で各部署から提案しろって言われたんだよね~。ということで他に何かアイデア、ない?」 
「……」 
 誰も発言なく静まり返る。
「吉川くんは、どう?この会社に転職してきて5年位だっけ?前の会社で参考になるようなことはない?」と岡上部長。
「いやぁ、特に…」吉川はそう良い、俯いた。普段から会議で意見を求められても、ほとんど発言しない吉川である。
「はい、部長。僕たちも営業電話のお手伝いするのはどうですか?」岡倉が発言した。
「はぁ?君さぁ、何言ってるの?ここは営業部じゃないんだけど」という風間の発言に、すかさず岡上部長は「風間くん!人の意見に否定するなら、君にはいったいどんなアイデアがあるの?代替案がないのに他の人の意見を否定するのはやめてね」と言い放った。
 再び会議室に沈黙が訪れる。

 ベテランの風間に否定され、意見を言ったことを後悔する岡倉は、「もう意見を言うのは止めとこう」と密かに心に誓った。風間は風間で、部長の言葉でバツの悪い思いをして、俯いている。そんな社員たちの姿を見て、「やっぱり黙って座っておくのが無難」と再認識した吉川だった。
 新人の浜田はそんな先輩社員たちの様子にうろたえ、どうすることもできず、ただ黙って様子を見守っていた。

 話し合いをするために集まっているのに、時間は守らない、発言は少ない…。このような会議になってしまう企業は多いようです。これは、参加者の参加意識が低いことの表れです。会議を開催するなら、参加意識が高まる工夫をしましょう。会議中も、参加者の参加意欲を削がない工夫をする必要があります。

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