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ダイバーシティ経営の基本・課題・副作用

第11回  ダイバーシティ経営を加速させるスマートなIT活用術

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誰でもできる! テレワーク・在宅勤務・遠隔業務処理のITソリューション

 では、そうしたテレワークや在宅勤務、遠隔業務処理を利用するためには、何か特殊で高額なITソリューションが必要なのでしょうか。
 答えはNOです。既に使っているものや知っているものを活用して、簡単に対応が可能なので、特別なものを改めて用意する必要はありません。ですから、非常に安価に、場合によっては無料で導入することが可能なのです。
 以下に、3テーマで3ソリューション(計9ソリューション)ご紹介してみましょう。

①テレビ会議などに役立つもの
・Microsoftの「Office365」
 WordやExcelでなじみの深いMicrosoft Officeのクラウド版。Skypeでのテレビ会議も特に追加費用なく利用可能
・iPhoneやiPadの「FaceTime」
 iPhoneユーザーなら誰でも持っている「既に手のひらにあるテレワーク・ツール」で、顔を合わせた打合せや現場映像を生中継で共有も可能
・Googleの「G Suite」
 状況共有ツールやワープロ、チャットツールなど各種アプリケーションを備えたGoogleの総合ソリューション

②情報共有で生産性・効率性の向上に役立つもの
・サイボウズのグループウェア「kintone(キントーン)」
 遠隔地・本社・支社・海外など、離れていても同じファイルの共有やリモートワークに必要な業務システムを比較的カンタンに構築しやすい
・NTTレゾナントの「ビジネスgoo」
 セキュリティも安心で回覧・施設利用管理・シフト管理・交通費管理な    どをはじめ、交通費管理や各種情報共有などもしやすく初期費用0円~
・ネオジャパンのグループウェア「desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)」
 上司が出張中で申請書に承認印が押されず業務が滞って……、というムダな状況も、ネット上のクリックひとつで申請・承認完了して業務効率化

③テレワークのためのIT回線(無線LAN・Wi-Fi)を整える
・各通信会社提供の無線LAN、格安SIM「Freetel」、公衆wi-fi
 各社の料金プランや対応エリア、つながりやすさで比較検討。駅やカフェなどの無料の公衆Wi-Fiと併用することでコストダウンできることも
・安全にネットを使うためのVPN(Virtual Private Network)の「Hotspot Shield」
 公衆Wi-Fiやホテルの無線LANでは情報漏えいなどセキュリティが不安なので、年間数千円で5台の端末で利用可能なHotspot Shieldが便利
・ノートPC紛失時に備えてシンクライアントを導入
 万一の事態に備えて、ノートPCにデータを保存せず、インターネット越しにデータやシステムを持って業務処理をする。Citrixの「XenDesktop」、VMWareの「Horizon」、NTTネオメイトの「AQStage」などがある

 また、リモートワークで懸念される電話の管理についても、各自が使っている個人のスマートフォンに代表電話番号からの呼び出しや転送、内線通話ができるNiftyの「ShaMo!(シャモ)」も注目のITソリューションです。

 今回ご紹介したもの以外にも、様々なITソリューションがあります。リモートワーク導入に関する以下のキーワードを参考に、自社でも検討してみるのはいかがでしょうか。

★ダイバーシティ経営でリモートワーク推進の際にネット検索しておく用語例
 ・グループウェア ・ワークフロー ・クラウドPBX ・格安SIM
 ・公衆wi-fi ・VPN ・シンクライアント ・テレビ会議 ・BYOD
 ・テレワーク比較 ・リモートワーク比較 ・フリーアドレス
 ・eディスカバリ (特にアメリカの企業と取引のある場合に要注意)
 ・サテライトオフィス ・安否確認システム ・電子文書 ・e-文書法
 ・スキャナ ・経費精算システム ・SFA ・シャドーIT など

ITソリューション活用で気を付けておくべき点

 多くのITソリューションがあるからこそ注意すべき点もたくさんありますが、そのひとつに無料のソリューションを利用する場合のセキュリティリスクがあります。
 無料のソリューションがすべて危険だということではありませんが、「データがどういったネットワークを経由しているのかわからない」「きちんと情報が暗号化されているかわからない」など、セキュリティ面に不安を残したまま導入することはおすすめしません。
 そういった点で、筆者は無料のVPNも多い中、安全性の面から前述のHotspot Shieldを有料コースで利用しています。

 セキュリティやリスク対策に留意しながら、多様性に富んだ生き方や働き方の選択肢を社員に提供することで、社員が高いパフォーマンスを発揮できるような風土を作り上げていっていただければと思います。それは効果的に生産性を上げることにもつながり、会社側も社員も相互に幸せになり合える状況が実現できるはずです。

※本記事上でご紹介の各社の知財・商標等は、それぞれ各社が権利を有しております。

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プロフィール

日本マネジメント総合研究所合同会社 理事長 戸村 智憲 氏

日本マネジメント総合研究所合同会社 理事長 戸村 智憲 氏

早大卒。米国MBA修了。米国博士後期課程(Ph.D)中退。国連勤務の国際公務員として、国連内部監査業務専門官・国連戦略立案専門官リーダー・国連主導の世界的CSR運動「国連グローバルコンパクト(UNGC)」広報業務などを担当。退官後、民間企業役員として人事総務統括や、経営行動科学学会理事、上場IT企業のJFEシステムズ(株)アドバイザー、JA長野中央会顧問などを歴任。日本の人気講師ランキング3位にランクイン(日経産業新聞しらべ)。息子の出産立会や1年間の育休も取得し育児・家事・仕事に取組む。NHK「クローズアップ現代」等のTV出演や連載・寄稿多数。著書30冊。経営指導・人材育成・著述業の3つの柱で一歩突っ込んだ指導で全国各地にて活動中。
ホームページ:日本マネジメント総合研究所合同会社

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