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よくわかる研修開発のポイント

第7回:直前の準備が研修の効果を左右する~対面研修の場合

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いよいよ、研修実施が目前の段階である。研修の効果については、研修担当者(ここでは「事務局」と呼ぶ)が関与する準備品や、会場のデザインが大きく影響する。また、新型コロナウイルス感染拡大を防ぐため、事務局が担う役割は以前より増大している。「対面研修」と「オンライン研修」では必要な準備が大きく異なるので、まず今回は、「対面研修」の注意すべき点をまとめておこう。

「対面研修」のオペレーションをチェックしよう

研修当日、事務局が行うことは多岐にわたる。「(1)受付」、「(2)会場の配置」、「(3)映像・音響設備」、「(4)講師席の準備」、「(5)会場の喚起」、「(6)記録」について以下にまとめた。

(1)受付

研修の受講人数に応じて、事務局は何名で対応するのかを決める。さらに、何か不測の事態が起きたときのために、受付担当者同士の連絡方法も決めておこう。

・名簿
来場した受講者の氏名をチェックする場合、名簿にはふりがなをふって、あいうえお順にソートしておくとスムースだ。

・名札
事務局があらかじめ用意しておく場合と、受講者に氏名を書いてもらい、自分でホルダーに入れて使う場合がある(名刺を入れる場合もある)。後者では、ボールペンといった細いペンで書かれると見づらいので、事務局で太いペンを用意しておく。また、首から下げたりピンで衣服に留めたりする名札以外に、コピー用紙で簡単に席札を作って机上に置くのもよい。

・レジュメ・資料
来場した受講者にすぐに渡せるよう、ひとり分をひとまとめにしておく。できればナンバリングしておくと、出席人数を素早く確認できる。また、最初に全部配ってよいのか、研修の進行具合によってあとから追加して配る資料がないかについても確認しておく。

・アンケート
アンケート用紙も、最初から資料に入れておくのか、あとから配るのかを決めておく。最近では「Googleフォーム」といったweb上のアンケート作成サービスを利用し、回答してもらう場合も多い。スマートフォンからの回答が前提であれば、リンク先のQRコードを用意しておこう。

・タイムスケジュールや連絡事項をまとめたペーパー
通常、研修開始に先立って、事務局から口頭で連絡事項を伝える。説明担当者用のメモだけでなく、受講者のためにも、タイムスケジュールを含め1枚のペーパーにまとめて配布するとよい。

・飲み物
受講者に自分で用意してもらうよう事前に連絡するか、事務局が用意して配るかを決めておく。

・検温
会場に入るときに検温するか、または、事前に検温してきてもらって入場時に確認するかを決めておく。後者の場合は事前に受講者へ連絡しておく。ただし、この自己申告方式は時間がかからないが、忘れてくる人がいるので、予備の体温計を用意しておく必要がある。また、どちらの方式でも、検温の時間を見込んで、通常より開場~受付終了までの時間を長めに設定しておくこと。一緒に、手指の除菌用アルコールの用意もあるとなおよい。

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